Komitemandater

Komitemandatene er samlet i vedlegg 2 i Vedtaksprotokollen.

Her tas med en kopi av denne teksten:

KOMITEER OG PROSJEKTER – mandat, ansvarsområder og arbeidsrutiner

Generelt. Vedtaksprotokollens avsnitt D, pkt. 1 lister hvilke komiteer som oppnevnes årlig av årsmøtet. Her slås det også fast at det kan opprettes andre komiteer eller prosjekter ved behov.

Pkt. 2 omhandler retningslinjer for komitéarbeidet og de generelle deler av disse gjelder også for prosjekter, mens oppgavene for disse fastsettes ved oppnevnelsen.

For at ordningen med komiteer og prosjekter skal virke etter hensikten er det viktig at alle er klar over deres ansvar og hvordan arbeidsordningen er tenkt i praksis, herunder fordeling mellom komiteene/prosjektene, styrets medlemmer og medlemsmøtet. Dette vedlegget inneholder komiteenes mandat, arbeidsområder og regler for arbeidet.

 

Felles mandat for alle komiteer

Den enkelte komite har følgende generelle oppgaver innenfor sitt definerte ansvarsområde:

  1. Være styrets rådgivende organ
  2. Vurdere og evt. fremme nye ideer til tiltak og aktiviteter
  3. Vurdere, planlegge og iverksette tiltak i h t sitt mandat og klubbens årlige tiltaksplan
  4. Behandle saker/spørsmål som blir forelagt av styret og fremme forslag til handling
  5. Holde oversikt over tildelte midler i budsjettet og situasjonen på respektive konti
  6. Rapportere, i nødvendig grad, status i arbeidets gang til styret og medlemsmøtet
  7. Foreslå arbeidsoppgaver som skal inn i arbeidsgrunnlaget for det enkelte år
  8. Utarbeide innspill til årsberetningen for sitt ansvarsområde, i samarbeid med sekretæren
  9. Utarbeide innspill til budsjettforslaget for det enkelte år, i samarbeid med kassereren.

Programkomiteen

Ansvarsområde: Klubbens halvårlige aktivitetsplaner og forberedelser for møter/besøk.

Oppgaver og gjøremål:

  • utarbeide og fremlegge forslag til klubbens halvårlige aktivitetsplaner for styret, koordinert med aktiviteter i Kiwanis Norden og øvrige komiteer (før 1. juni og 1. desember hvert år)
  • ivareta forberedelser for kåserier/besøk (tilsv.), herunder nødvendige avtaler, i samarbeid med SEKR
  • bidra, ved behov, i annonseringen av neste møte.

Klubbutviklingskomiteen

Ansvarsområde: Klubbens treårige aktivitetsplaner for klubbutvikling; jfr. direktiv fra KIDN.

Oppgaver og gjøremål:

  • utarbeide og ajourholde en treårs aktivitetsplan for klubbutvikling som inneholder målsetting, tiltak og handlingsplan og angir ansvar, rapportering og evaluering
  • fokusere på møtestruktur og innhold samt humanitære aktiviteter og medlemsverving
  • holde seg orientert om pågående vekstarbeid i Kiwanis for øvrig
  • utarbeide rapporter som vedlegges de faste kvartalsrapportene til Viseguvernøren.

Humanitærkomiteen

Ansvarsområde: Klubbens utadrettede humanitære aktiviteter, unntatt fast etablerte prosjekter.

Oppgaver og gjøremål:

  • planlegge og iverksette tiltak som går ut på å stimulere, utvikle og opprettholde gode humanitære relasjoner overfor det omkringliggende samfunn
  • utføre og følge opp pålagte humanitære oppgaver i h t den årlige tiltaksplanen
  • gi innspill til årsberetningens avsnitt Humanitære aktiviteter.

Søknader om sosial støtte på beløp fra kroner 2000,- og lavere avgjøres av komiteen alene. Når det gjelder større beløp enn dette følges reglene ovenfor.

Komiteen har ansvaret for alle forhold når det gjelder produksjon og distribusjon av Kiwanis-dukken innenfor rammen av Kiwanis Nordens retningslinjer. Sykehuset Innlandets forskjellige avdelinger, Ambulansetjenesten og evt. tilsvarende er viktige samarbeidspartnere, men også andre kan og bør vurderes.

Dugnadskomiteen

Ansvarsområde: Klubbens dugnadsaktiviteter for å skaffe midler til sin aktivitet, unntatt innkjøp, drift og vedlikehold i f m Kiwanisgrillen.

Oppgaver og gjøremål:

  • utføre og følge opp dugnadsoppgaver i h t den årlige tiltaksplanen, med støtte fra resten av medlemmene
  • etablere og vedlikeholde Kiwanisgrillen i samarbeid med Grillkomiteen.

Grillkomiteen:

Ansvarsområde: Innkjøp, drift og vedlikehold av Kiwanisgrillen og tilhørende aktiviteter.

Oppgaver og gjøremål:

  • samarbeide med Dugnadskomiteen hva angår etablering og vedlikehold av selve grillen
  • sette opp bemanningsplan for grillen i samarbeid med SEKR, herunder foreslå leder for hele oppdraget og en ansvarlig for hver dag
  • gjøre avtaler og iverksette nødvendige innkjøp for driften av grillen (matvarer, utstyr, tilbehør og hjelpemidler) i samarbeid med KASS.

Fest og huskomiteen:

Ansvarsområde: Servering på klubbens møter. Arrangement av interne festligheter.

Oppgaver og gjøremål:

  • forberede og servere et enkelt måltid/bespisning i forbindelse med klubbmøtene
  • planlegge, organisere og gjennomføre interne fester og tilstelninger i h t årsplanen. Ved større arrangementer kan komiteen bli forsterket med flere medlemmer
  • støtte spesielt opprettede komiteer/prosjekter for større arrangementer
  • lede oppryddingsarbeidet etter alle typer servering og tilstelninger innen ansvarsområdet.

Det er en forutsetning at komiteens arbeid ved behov støttes av øvrige medlemmer.

Komiteen samarbeider tett med Programkomiteen og styret slik at tilstelningene kommer med på halvårsprogrammene. Samarbeider nært med SEKR når det angår innbydelser m. m.

Kalenderkomiteen:

Ansvarsområde: Kiwaniskalenderen; oppsett, layout, produksjon og organisering av salget.

Oppgaver og gjøremål:

  • planlegge, produsere og gjennomføre årlig utarbeidelse og salg av Kiwaniskalenderen
  • samle inn bilder fra Elverum og nabokommunene og innhente evt. godkjenning for bruk hos eventuelle bidragsytere
  • velge trykkeri og fastsette/godkjenne kalenderens layout i samarbeid med trykkeriet
  • inngå prisavtale med trykkeriet; evt i samråd med styret, og fastsette årets salgspris.
  • avtale levering/henting av ferdige kalendere og organisere salget som medlemmene gjennomfører etter egen plan
  • spre informasjon om/reklame for kalenderen på tilgjengelige media og hos eventuelle kommisjonærer i Elverum; herunder inngå og underskrive avtaler
  • bistå medlemmene med råd og støtte i salget av kalenderen.

Komiteen samarbeider nært med kassereren i økonomiske spørsmål.

Komiteen har vide fullmakter når det gjelder det tekniske arbeidet med kalenderen, mens saker av overordnet, prosjektmessig og prinsipiell karakter forelegges styret for avgjørelse.

Kommunikasjonsleder:

Ansvarsområde: Alle kommunikasjonsaktiviteter, inkludert klubbavis og kontakt med media.

Oppgaver og gjøremål:

  • utarbeide og distribuere klubbavisen Ugleluren med jevne mellomrom
  • holde god kontakt med alle aktuelle media, herunder lokalpressen og TV
  • drifte og oppdatere klubbens nettsted og eventuelle sider på sosiale medier
  • spre informasjon slik at klubben og dens virke blir best mulig kjent i befolkningen
  • motta og bearbeide informasjon fra alle ledd i klubben med henblikk på utadrettet informasjon
  • samarbeide og sende innspill til KIDNs webmaster og redaktør for Kiwanisnytt.

Materialforvaltning/Valgkomite

Ansvarsområde: Forvaltning av klubbens eiendeler. Valgforberedelser.

Oppgaver og gjøremål:

  • holde oversikt over alle klubbens eiendeler og hvor de befinner seg til en hver tid
  • utarbeide og oppdatere en oversikt over alle eiendeler – inventarliste som fremlegges for årsmøtet sammen med årsberetningen
  • utarbeide forslag til valg av tillitsvalgte til styret til valgmøtet i slutten av februar
  • utarbeide forslag til sammensetning av komiteene for fremlegging på årsmøtet.

 

Disse regler er revidert og enstemmig vedtatt på medlemsmøte i 2016.